Targi, wydarzenie czy konferencja? Dlaczego planowanie standby jest tak ważne?

Planowanie gotowości: lepiej zapobiegać niż leczyć.

Podsumowanie

TRDZA Promocja zawsze doradza klientom eventowym, aby profilaktycznie dokonywali overbookingu ważnego czynnika, jakim jest personel targowy, w celu zmniejszenia ryzyka. Wykwalifikowany Personel z doświadczeniem, pracowity i zmotywowany, jest trudny do znalezienia w krótkim czasie w popularnej lokalizacji targów i wydarzeń.

Spis treści

• Targi, Wydarzenie lub konferencji: Dlaczego planowanie gotowości jest tak ważne?
• A skoro o tym mowa: czy myślałeś o zarezerwowaniu rezerwowych asystentów wystawowych, hostów / hostess?
• Planowanie w trybie gotowości: "Mądry człowiek buduje z wyprzedzeniem!" (Wilhelm Tell)
• Odwołanie personelu na krótko przed wydarzeniem? Z reguły nie ma problemu.
• Wczesna rezerwacja personelu rezerwowego amortyzuje wpływ odwołań w obsłudze targów.
• Co tak naprawdę oznacza w dosłownym znaczeniu określenie "personel rezerwowy"?
• Organizatorzy mogą również przekroczyć "cel"!
• 90 procent zadań hostów i hostess jest wykonywanych przez studentów.

Targi, wydarzenie lub konferencja: Dlaczego planowanie stand-by jest tak ważne?

Event, targi, wydarzenie - staranne przygotowanie gwarantuje sukces! Dla Ciebie, jako wystawcy, promotora lub organizatora, dni targowe są jednymi z najbardziej stresujących dni w roku biznesowym. Oprócz technologii, budowy stoiska, projektu wydarzenia i treści, często zaniedbywany jest jeden kluczowy aspekt: czynnik ludzki. W przypadku wydarzeń biznesowych i targów, przeczucia odwiedzających decydują o tym, czy dane wydarzenie okaże się sukcesem, czy klapą. Oczekiwania dotyczące sprawnej organizacji i doskonałej, gościnnej obsługi są odpowiednio wysokie.

A skoro o tym mowa: czy myślałeś o zarezerwowaniu rezerwowych asystentów wystawowych, hostów / hostess?

Oprócz wizualnego wyglądu wydarzenia, odwiedzający i goście pozytywnie reagują na bodźce społeczne, otwarte powitanie i przyjazną interakcję. Odwiedzający i klienci chcą być otoczeni opieką. Mądrzy operatorzy targów, wystawcy, organizatorzy i menedżerowie wydarzeń biorą to sobie do serca, nie tylko rezerwując asystentów targowych, wsparcie stoiska, gospodarzy, hostessy, personel serwisowy i promotorów ostrożnie i z wyprzedzeniem.

Planowanie w trybie gotowości: "Mądry człowiek buduje z wyprzedzeniem!" (Wilhelm Tell)

Zasada ta dotyczy w szczególności wszystkich tych, którzy są odpowiedzialni za targi, duże wydarzenia lub konferencje. Jeśli dopiero podczas ostatniej trasy okaże się, że kontyngent rezerwacji "hostów i hostess" jest zbyt mały, odpowiedzialna agencja promocyjna często może zaradzić tej sytuacji. Planuje nadwyżkę zarezerwowanego personelu targowego na wczesnym etapie, aby móc szybko zareagować w interesie klienta w przypadku nagłego odwołania. Wiarygodną wartością empiryczną jest wskaźnik od 5 % do 10 % nieobecności personelu na dużych imprezach; w czasach szalejących wirusów grypy wskaźnik ten może wzrosnąć jeszcze bardziej.

Odwołanie personelu na krótko przed wydarzeniem? Z reguły nie ma problemu.

Organizatorom i klientom zawsze zaleca się rezerwację personelu rezerwowego w celu zminimalizowania ryzyka otwartej pozycji. W nagłych przypadkach Agencja Agencja może szybko wezwać zastępców z istniejącej puli pracowników. Pozostaje jednak jedno ryzyko: w godzinach szczytu, nawet własna pula pracowników agencji może zostać wyczerpana. Co więcej, pracownicy rezerwowani z krótkim wyprzedzeniem nie są tak dobrze poinformowani, jak hostessy i hostowie rezerwowi. Dlatego warto zdecydować się na promotorów stand-by na etapie planowania i rezerwacji.

Wczesna rezerwacja personelu rezerwowego amortyzuje wpływ odwołań w obsłudze targów.

Istnieje wiele powodów nieobecności pracowników w krótkim czasie: nagła choroba, wypadek, nagła sytuacja rodzinna lub inne poważne przeszkody i wiele innych. Kary umowne są przewidziane na wypadek całkowitego "niestawienia się" - nikt raczej nie zaniedba swoich obowiązków z błahego powodu. Prawdą jest, że pracownicy renomowanych agencji nie będą w stanie pracować bez Casting Powody, dla których uczestnictwo nie było możliwe, wahały się od pogryzień przez psy po strajki na kolei.

Co tak naprawdę oznacza w dosłownym znaczeniu określenie "personel rezerwowy"?

Znasz to z lotów rezerwowych - gdzie jesteś na bieżącej liście oczekujących i możesz polecieć tylko wtedy, gdy miejsce jest dostępne z krótkim wyprzedzeniem. Jeśli chodzi o planowanie personelu, istnieją obecnie dwa scenariusze:

1. Hostessy rezerwowe pojawiają się tak samo jak reszta Personel informowani na miejscu. W razie potrzeby są oni ubierani i włączani do zespołu lub - jeśli nie ma odwołania - otrzymują dodatek za gotowość i dzień wolny. Twoja przewaga jako organizatora: dobre samopoczucie - od samego początku.
2. Alternatywa: hostessy rezerwowe są wzywane w przypadku odwołania - opłata za rezerwę jest niższa, ale na początku wydarzenia brakuje personelu.

Organizatorzy mogą również przekroczyć "cel"!

Płynna współpraca z zarezerwowanym personelem targowym zależy, jak wszystko w życiu, od wyczucia proporcji i dobrej woli obu stron. Organizatorzy powinni zatem od samego początku upewnić się, że nie oczekują ani nie żądają od hostess, promotorów czy asystentów targowych żadnych usług, które mogłyby przekroczyć granice: Na przykład zbyt cienka odzież w lodowatym zimowym powietrzu jest niedopuszczalna, podobnie jak seksistowskie insynuacje lub obrazy wykraczające poza zakres uzgodnionej prezentacji targowej. Relacja oparta na partnerstwie między cywilizowanymi, inteligentnymi ludźmi zapewnia optymalny sukces wydarzenia - i pozwala uniknąć odwoływania targów w ostatniej chwili przez gospodarzy i hostessy, którzy będą bronić się przed niewłaściwymi i nieuzasadnionymi oczekiwaniami ze strony klienta.

90 procent zadań hostów i hostess jest wykonywanych przez studentów.

Klasyka Druga pracaJest to praca, którą można łatwo połączyć ze studiami i szkoleniami i w której satysfakcję znajdą otwarte, inteligentne osoby z umiejętnością radzenia sobie z różnymi ludźmi. Pracownicy pozostający w gotowości do pracy otrzymują zryczałtowane wynagrodzenie w wysokości od 25 EUR do 40 EUR, w zależności od celu i organizacji zadania. Jeśli są oni oddelegowani w ramach obowiązku pozostawania w gotowości, otrzymują wynagrodzenie w oparciu o liczbę godzin i wcześniej ustaloną stawkę godzinową.

Co TRUST Promotion może zrobić dla Ciebie jako organizatora?

Trust Promotion projektuje, realizuje i towarzyszy wydarzeniom, promocjom, funkcjom, kongresom, rocznicom i wystąpieniom targowym oraz zapewnia doskonałe wsparcie personelu w zakresie obsługi targów, recepcji i stoisk, personelu obsługi, promotorów, gospodarzy i hostess dzięki zrównoważonemu know-how w zakresie personelu i niezawodnemu rozmieszczeniu personelu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w naszym nadchodzącym wpisie na blogu.