Messe, Event oder Tagung? Warum ist Standby-Planung so wichtig?

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Stand-By Planung: Vorbeugen ist besser als Heilen.

Zusammenfassung

TRUST Promotion rät Veranstaltungskunden immer zu einer prophylaktischen Überbuchung beim wichtigen Faktor Messepersonal, um Risiken reduzieren. Qualifiziertes Personal mit Erfahrung, einsatzstark und motiviert, ist an einem angesagten Messe- und Veranstaltungsort kurzfristig schwer zu finden.

Messe, Event oder Tagung: Warum ist die Stand-By Planung so wichtig?

Event, Messe, Veranstaltung – Umsichtige Vorbereitung sichert den Erfolg! Messetage gehören für Sie als Aussteller, Veranstalter oder Organisator zu den anstrengendsten Tagen innerhalb des Geschäftsjahres. Neben Technik, Standaufbau, Veranstaltungsdesign und -inhalten wird ein wesentlicher Aspekt oft vernachlässigt: der menschliche Faktor. Bei Geschäftsveranstaltungen und Messeauftritten entscheidet das Bauchgefühl der Besucher über Top oder Flop. Entsprechend groß sind auch die Erwartungen an einen reibungslosen Ablauf und eine exzellente, gastfreundliche Betreuung.

Apropos: Haben Sie an Buchungen von Stand-By Messehilfen, Host/Hostessen gedacht?

Neben dem visuellen Erscheinungsbild der Veranstaltung reagieren Besucher und Gäste vor allem positiv auf soziale Impulse, eine offene Begrüßung und freundliche Interaktion. Besucher und Kunden wollen umsorgt werden. Kluge Messebetreiber, Aussteller, Veranstalter und Eventleiter beherzigen dies nicht zuletzt bei der umsichtigen, vorausblickenden Buchung von Messehilfen, Standbetreuung, Host, Hostess, Servicekraft und Promoter.

Stand-By Planung: „Der kluge Mann baut vor!“ (Wilhelm Tell)

Dieser Grundsatz gilt besonders für Alle, die für Messen, Großereignisse oder eine Tagung zuständig sind. Wenn erst beim letzten Rundgang auffällt, dass das Buchungskontingent „Host und Hostess“ zu knapp bemessen ist, kann die betreuende Promotion-Agentur oft noch Abhilfe schaffen. Sie plant frühzeitig einen Überschuss an gebuchtem Messepersonal ein, um bei akutem personellen Ausfall im Sinne des Kunden rasch reagieren zu können. Als ein verlässlicher Erfahrungswert gilt eine Quote von 5 % bis 10 % Ausfall bei der Personalbesetzung für Großveranstaltungen, in Zeiten grassierender Grippen-Viren kann diese sogar noch höher klettern.

Personeller Ausfall kurz vor der Veranstaltung? In der Regel – Kein Beinbruch.

Veranstalter und Kunden sind gut immer beraten Stand-by Kräfte zu buchen, um das Risiko einer offenen Position zu minimieren. Im Notfall greift die Agentur reaktionsschnell auf Ersatz aus dem vorhandenen Mitarbeiterpool zurück. Ein Risiko bleibt allerdings: In Hoch-Zeiten kann selbst der agentureigene Mitarbeiterpool ausgeschöpft sein. Außerdem ist kurzfristig gebuchtes Personal nicht so optimal gebrieft wie Stand-by Host/essenEin weiteres Problem sind die nicht optimal sitzenden gestellten Outfits. Sich bereits bei der Planung und Buchung für Stand-By Promoter zu entscheiden macht deshalb viel Sinn.

Die frühzeitige Buchung von Standby Personal federt Ausfälle in der Messe-Betreuung ab

Es gibt viele Gründe für kurzfristigen Personalausfall: Plötzliche Erkrankung, Unfall, familiärer Notfall oder andere ernsthafte Hinderungsgründe und noch vieles mehr. Bei kompletter „No-show“ sind vertragliche Konventionalstrafen vorgesehen – aus nichtigem Grund wird wohl niemand seiner Pflicht nicht nachkommen. Zwar werden die Mitarbeiter bei seriösen Agenturen nicht ohne Casting in die Datenbank aufgenommen – doch, Menschen haben Schwächen – und die Begründungen, warum die Teilnahme nicht möglich war, reichen von Hundebiss bis Bahnstreik.

Was bedeutet Stand-by-Personal eigentlich im Wortsinne?

Sie kennen es von Standby-Flügen – bei denen Sie auf der aktuellen Warteliste stehen und erst beim kurzfristigen Freiwerden eines Platzes zum Zuge bzw. zum Flug kommen. Bezogen auf die Personalplanung gibt es nun zwei Szenarien:

  1. Die Stand-by Hostessen erscheinen wie das restliche Personal gebrieft an Ort und Stelle. Bei Bedarf und Einsatz werden sie eingekleidet und in das Team eingegliedert oder – gibt es keinen Ausfall, dann bekommen sie ihre Stand-by Pauschale und einen freien Tag. Ihr Vorteil als Veranstalter: Ein gutes Gefühl – von Anfang an.
  2. Die Alternative: die Stand-by Hostessen werden bei Ausfall angerufen – die Stand-by Pauschale ist zwar geringer, allerdings ist die Veranstaltung zu Beginn unterbesetzt.

Auch Veranstalter können über das „Ziel hinausschießen!“

Die reibungslose Zusammenarbeit mit dem gebuchten Messepersonal ist wie alles im Leben von Augenmaß und gutem Willen auf beiden Seiten bestimmt. Veranstalter sollten daher von Vorneherein darauf achten, dass sie von Hostessen, Promotern, Messehilfen keine Leistungen erwarten oder verlangen, die Grenzen überschreiten könnten: Zu dünne Bekleidung in eisiger Winterluft etwa gehören zu den No-Go´s, sexistische Anspielungen oder Darstellungen, die über das Maß der vereinbarten Messepräsentation hinausgehen. Ein partnerschaftliches Verhältnis unter zivilisierten, intelligenten Menschen sichert den optimalen Veranstaltungserfolg – und vermeidet etwaige kurzfristige Ausfälle von Messehosts und -hostessen, die sich gegen unangemessene und unzumutbare Erwartungshaltungen der Auftraggeber wehren.

Host- und Hostesseneinsätze werden zu 90 Prozent von Studenten und Studentinnen wahrgenommen

Ein klassischer Nebenjob, der sich gut mit Studium und Ausbildung vereinbaren lässt und bei dem aufgeschlossene, intelligente Menschen mit Geschick im Umgang mit unterschiedlichsten Menschen Befriedigung erfahren. Standby Personal wird bei Nicht-Einsatz mit einer Stand-By Pauschale vergütet, die je nach Einsatzzweck und Ausgestaltung zwischen 25 und 40 EUR beträgt. Bei einem Einsatz innerhalb der Standby-Verpflichtung erhalten sie eine Vergütung auf der Basis von Stundenumfang und dem vorab festgelegten Stundenhonorar.

Was kann TRUST Promotion für Sie als Veranstalter leisten?

Trust Promotion konzipiert, realisiert und begleitet Events, Promotion, Veranstaltungen, Kongresse, Jubiläen und Messeauftritte und sorgt mit nachhaltigen Personal-Know-how und zuverlässiger Personalvermittlung für exzellente personelle Betreuung im Bereich Messehilfe, Empfang und Standpersonal, Servicekraft, Promoter, Host und Hostess. Lesen Sie mehr dazu in unserem kommenden Blogeintrag.