Planowanie gotowości: lepiej zapobiegać niż leczyć.

Podsumowanie

ZAUFANIE Promocja zawsze doradza klientom eventowym, aby profilaktycznie dokonywali overbookingu ważnego czynnika, jakim jest personel targowy, w celu zmniejszenia ryzyka. Wykwalifikowany Personel mit Erfahrung, einsatzstark und motiviert, ist an einem angesagten Targi- und Veranstaltungsort kurzfristig schwer zu finden.

Spis treści

Targi, wydarzenie lub konferencja: Dlaczego planowanie stand-by jest tak ważne?

Event, Targi, Veranstaltung – Umsichtige Vorbereitung sichert den Erfolg! Messetage gehören für Sie als Aussteller, Veranstalter oder Organisator zu den anstrengendsten Tagen innerhalb des Geschäftsjahres. Neben Technik, Standaufbau, Veranstaltungsdesign und -inhalten wird ein wesentlicher Aspekt oft vernachlässigt: der menschliche Faktor. Bei Geschäftsveranstaltungen und Messeauftritten entscheidet das Bauchgefühl der Besucher über Top oder Flop. Entsprechend groß sind auch die Erwartungen an einen reibungslosen Ablauf und eine exzellente, gastfreundliche Betreuung.

A skoro o tym mowa: czy myślałeś o zarezerwowaniu rezerwowych asystentów wystawowych, hostów / hostess?

Oprócz wizualnego wyglądu wydarzenia, odwiedzający i goście pozytywnie reagują na bodźce społeczne, otwarte powitanie i przyjazną interakcję. Odwiedzający i klienci chcą być otoczeni opieką. Mądrzy operatorzy targów, wystawcy, organizatorzy i menedżerowie wydarzeń biorą to sobie do serca, nie tylko rezerwując asystentów targowych, wsparcie stoiska, gospodarzy, hostessy, personel serwisowy i promotorów ostrożnie i z wyprzedzeniem.

Planowanie w trybie gotowości: "Mądry człowiek buduje z wyprzedzeniem!" (Wilhelm Tell)

Dieser Grundsatz gilt besonders für Alle, die für Messen, Großereignisse oder eine Tagung zuständig sind. Wenn erst beim letzten Rundgang auffällt, dass das Buchungskontingent „Host und Hostess“ zu knapp bemessen ist, kann die betreuende Promotion-Agencja oft noch Abhilfe schaffen. Sie plant frühzeitig einen Überschuss an gebuchtem Messepersonal ein, um bei akutem personellen Ausfall im Sinne des Kunden rasch reagieren zu können. Als ein verlässlicher Erfahrungswert gilt eine Quote von 5 % bis 10 % Ausfall bei der Personalbesetzung für Großveranstaltungen, in Zeiten grassierender Grippen-Viren kann diese sogar noch höher klettern.

Odwołanie personelu na krótko przed wydarzeniem? Z reguły nie ma problemu.

Veranstalter und Kunden sind gut immer beraten Stand-by Kräfte zu buchen, um das Risiko einer offenen Position zu minimieren. Im Notfall greift die Agentur reaktionsschnell auf Ersatz aus dem vorhandenen Mitarbeiterpool zurück. Ein Risiko bleibt allerdings: In Hoch-Zeiten kann selbst der agentureigene Mitarbeiterpool ausgeschöpft sein. Außerdem ist kurzfristig gebuchtes Personel nicht so optimal gebrieft wie Stand-by Host/essenEin weiteres Problem sind die nicht optimal sitzenden gestellten Outfits. Sich bereits bei der Planung und Buchung für Stand-By Promoter zu entscheiden macht deshalb viel Sinn.

Wczesna rezerwacja personelu rezerwowego amortyzuje wpływ odwołań w obsłudze targów.

Istnieje wiele powodów nieobecności pracowników w krótkim czasie: nagła choroba, wypadek, nagła sytuacja rodzinna lub inne poważne przeszkody i wiele innych. Kary umowne są przewidziane na wypadek całkowitego "niestawienia się" - nikt raczej nie zaniedba swoich obowiązków z błahego powodu. Prawdą jest, że pracownicy renomowanych agencji nie będą w stanie pracować bez Casting Powody, dla których uczestnictwo nie było możliwe, wahały się od pogryzień przez psy po strajki na kolei.

Co tak naprawdę oznacza w dosłownym znaczeniu określenie "personel rezerwowy"?

Znasz to z lotów rezerwowych - gdzie jesteś na bieżącej liście oczekujących i możesz polecieć tylko wtedy, gdy miejsce jest dostępne z krótkim wyprzedzeniem. Jeśli chodzi o planowanie personelu, istnieją obecnie dwa scenariusze:

  1. Die Stand-by Hostessen erscheinen wie das restliche Personal gebrieft an Ort und Stelle. Bei Bedarf und Einsatz werden sie eingekleidet und in das Team eingegliedert oder – gibt es keinen Ausfall, dann bekommen sie ihre Stand-by Pauschale und einen freien Tag. Ihr Vorteil als Veranstalter: Ein gutes Gefühl – von Anfang an.
  2. Alternatywa: hostessy rezerwowe są wzywane w przypadku odwołania - opłata za rezerwę jest niższa, ale na początku wydarzenia brakuje personelu.

Organizatorzy mogą również przekroczyć "cel"!

Płynna współpraca z zarezerwowanym personelem targowym zależy, jak wszystko w życiu, od wyczucia proporcji i dobrej woli obu stron. Organizatorzy powinni zatem od samego początku upewnić się, że nie oczekują ani nie żądają od hostess, promotorów czy asystentów targowych żadnych usług, które mogłyby przekroczyć granice: Na przykład zbyt cienka odzież w lodowatym zimowym powietrzu jest niedopuszczalna, podobnie jak seksistowskie insynuacje lub obrazy wykraczające poza zakres uzgodnionej prezentacji targowej. Relacja oparta na partnerstwie między cywilizowanymi, inteligentnymi ludźmi zapewnia optymalny sukces wydarzenia - i pozwala uniknąć odwoływania targów w ostatniej chwili przez gospodarzy i hostessy, którzy będą bronić się przed niewłaściwymi i nieuzasadnionymi oczekiwaniami ze strony klienta.

90 procent zadań hostów i hostess jest wykonywanych przez studentów.

Klasyka Druga pracaJest to praca, którą można łatwo połączyć ze studiami i szkoleniami i w której satysfakcję znajdą otwarte, inteligentne osoby z umiejętnością radzenia sobie z różnymi ludźmi. Pracownicy pozostający w gotowości do pracy otrzymują zryczałtowane wynagrodzenie w wysokości od 25 EUR do 40 EUR, w zależności od celu i organizacji zadania. Jeśli są oni oddelegowani w ramach obowiązku pozostawania w gotowości, otrzymują wynagrodzenie w oparciu o liczbę godzin i wcześniej ustaloną stawkę godzinową.

Co TRUST Promotion może zrobić dla Ciebie jako organizatora?

Trust Promotion konzipiert, realisiert und begleitet Events, Promocja, Veranstaltungen, Kongresse, Jubiläen und Messeauftritte und sorgt mit nachhaltigen Personel-Know-how und zuverlässiger Personalvermittlung für exzellente personelle Betreuung im Bereich Messehilfe, Empfang und Standpersonal, Servicekraft, Promoter, Host und Hostess. Lesen Sie mehr dazu in unserem kommenden Blogeintrag.