Stand-by planning: prevention is better than cure.

Summary

TRUST Promotion always advises event clients to prophylactically overbook the important factor of trade fair personnel in order to reduce risks. Qualified Personnel mit Erfahrung, einsatzstark und motiviert, ist an einem angesagten Trade fair- und Veranstaltungsort kurzfristig schwer zu finden.

Table of contents

Trade fair, event or conference: Why is stand-by planning so important?

Event, Trade fair, Veranstaltung – Umsichtige Vorbereitung sichert den Erfolg! Messetage gehören für Sie als Aussteller, Veranstalter oder Organisator zu den anstrengendsten Tagen innerhalb des Geschäftsjahres. Neben Technik, Standaufbau, Veranstaltungsdesign und -inhalten wird ein wesentlicher Aspekt oft vernachlässigt: der menschliche Faktor. Bei Geschäftsveranstaltungen und Messeauftritten entscheidet das Bauchgefühl der Besucher über Top oder Flop. Entsprechend groß sind auch die Erwartungen an einen reibungslosen Ablauf und eine exzellente, gastfreundliche Betreuung.

Speaking of which: Have you thought about booking stand-by exhibition assistants, hosts/hostesses?

In addition to the visual appearance of the event, visitors and guests react positively to social stimuli, an open welcome and friendly interaction. Visitors and customers want to be looked after. Smart trade fair operators, exhibitors, organisers and event managers take this to heart, not least when booking trade fair assistants, stand support, hosts, hostesses, service staff and promoters carefully and with foresight.

Stand-by planning: "The clever man builds ahead!" (William Tell)

Dieser Grundsatz gilt besonders für Alle, die für Messen, Großereignisse oder eine Tagung zuständig sind. Wenn erst beim letzten Rundgang auffällt, dass das Buchungskontingent „Host und Hostess“ zu knapp bemessen ist, kann die betreuende Promotion-Agency oft noch Abhilfe schaffen. Sie plant frühzeitig einen Überschuss an gebuchtem Messepersonal ein, um bei akutem personellen Ausfall im Sinne des Kunden rasch reagieren zu können. Als ein verlässlicher Erfahrungswert gilt eine Quote von 5 % bis 10 % Ausfall bei der Personalbesetzung für Großveranstaltungen, in Zeiten grassierender Grippen-Viren kann diese sogar noch höher klettern.

Personnel cancellation shortly before the event? As a rule - no problem.

Veranstalter und Kunden sind gut immer beraten Stand-by Kräfte zu buchen, um das Risiko einer offenen Position zu minimieren. Im Notfall greift die Agentur reaktionsschnell auf Ersatz aus dem vorhandenen Mitarbeiterpool zurück. Ein Risiko bleibt allerdings: In Hoch-Zeiten kann selbst der agentureigene Mitarbeiterpool ausgeschöpft sein. Außerdem ist kurzfristig gebuchtes Personnel nicht so optimal gebrieft wie Stand-by Host/essenEin weiteres Problem sind die nicht optimal sitzenden gestellten Outfits. Sich bereits bei der Planung und Buchung für Stand-By Promoter zu entscheiden macht deshalb viel Sinn.

The early booking of standby personnel cushions the impact of cancellations in trade fair support

There are many reasons for staff absence at short notice: sudden illness, accident, family emergency or other serious impediments and many more. In the event of a complete "no-show", contractual penalties are provided for - no one is likely to fail to fulfil their duties for a trivial reason. It is true that employees at reputable agencies will not be able to work without Casting The reasons why participation was not possible range from dog bites to railway strikes.

What does stand-by staff actually mean in the literal sense?

You know it from standby flights - where you are on the current waiting list and only get to fly when a seat becomes available at short notice. In terms of personnel planning, there are now two scenarios:

  1. Die Stand-by Hostessen erscheinen wie das restliche Personal gebrieft an Ort und Stelle. Bei Bedarf und Einsatz werden sie eingekleidet und in das Team eingegliedert oder – gibt es keinen Ausfall, dann bekommen sie ihre Stand-by Pauschale und einen freien Tag. Ihr Vorteil als Veranstalter: Ein gutes Gefühl – von Anfang an.
  2. The alternative: the stand-by hostesses are called in case of cancellation - the stand-by fee is lower, but the event is understaffed at the beginning.

Organisers can also overshoot the "target!"

Smooth cooperation with the booked trade fair staff is, like everything in life, determined by a sense of proportion and goodwill on both sides. Organisers should therefore ensure from the outset that they do not expect or demand any services from hostesses, promoters or trade fair assistants that could overstep the mark: Clothing that is too thin in icy winter air, for example, is a no-go, as are sexist innuendos or depictions that go beyond the scope of the agreed trade fair presentation. A relationship based on partnership between civilised, intelligent people ensures the optimum success of the event - and avoids any last-minute cancellations by trade fair hosts and hostesses, who will defend themselves against inappropriate and unreasonable expectations on the part of the client.

90 per cent of host and hostess assignments are carried out by students

A classic Second jobThis is a job that can be easily combined with studies and training and where open-minded, intelligent people with the ability to deal with a wide variety of people will find satisfaction. Standby personnel are remunerated with a standby flat rate of between EUR 25 and EUR 40, depending on the purpose and organisation of the assignment. If they are deployed within the standby obligation, they receive remuneration based on the number of hours and the predetermined hourly fee.

What can TRUST Promotion do for you as an organiser?

Trust Promotion konzipiert, realisiert und begleitet Events, Promotion, Veranstaltungen, Kongresse, Jubiläen und Messeauftritte und sorgt mit nachhaltigen Personnel-Know-how und zuverlässiger Personalvermittlung für exzellente personelle Betreuung im Bereich Messehilfe, Empfang und Standpersonal, Servicekraft, Promoter, Host und Hostess. Lesen Sie mehr dazu in unserem kommenden Blogeintrag.