Ein erfolgreiches Event steht und fällt mit der Qualität des eingesetzten Personals. Doch selbst die besten Hostessen, Promoter und Servicekräfte können nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn sie richtig vorbereitet werden. Ein professionelles Briefing ist der Schlüssel zum Erfolg und entscheidet maßgeblich darüber, ob Ihr Event reibungslos verläuft oder im Chaos endet.

Viele Veranstalter unterschätzen die Bedeutung einer strukturierten Personalvorbereitung und wundern sich später über mangelnde Professionalität oder Missverständnisse während des Events. Dabei lassen sich die meisten Probleme durch eine durchdachte Briefing-Strategie von vornherein vermeiden. Die folgenden zehn bewährten Methoden helfen Ihnen dabei, Ihr Eventpersonal optimal auf den Einsatz vorzubereiten und die Grundlage für ein unvergessliches Event zu schaffen.

1. Warum professionelles Briefing über Erfolg entscheidet

Die Qualität Ihres Events hängt direkt von der strukturierten Vorbereitung Ihres Personals ab. Ein durchdachtes Briefing wirkt sich auf drei entscheidende Bereiche aus: die Eventqualität selbst, die Motivation Ihrer Mitarbeiter und letztendlich die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Wenn Eventpersonal unvorbereitet in den Einsatz geht, entstehen schnell Unsicherheiten und Missverständnisse. Hostessen wissen nicht, welche Informationen sie weitergeben dürfen, Promoter kennen die Produktdetails nicht ausreichend und Servicekräfte sind überfordert, wenn unvorhergesehene Situationen auftreten. Diese mangelnde Vorbereitung führt zu einem unprofessionellen Auftreten, das sich negativ auf das Image Ihres Unternehmens auswirkt.

Ein professionelles Briefing schafft hingegen Klarheit und Sicherheit. Gut vorbereitetes Personal arbeitet selbstbewusst, kann kompetent auf Kundenfragen antworten und trägt aktiv zum Erfolg Ihres Events bei. Die Investition in eine gründliche Vorbereitung zahlt sich durch höhere Kundenzufriedenheit und bessere Projektergebnisse aus.

2. Erstellen Sie ein detailliertes Event-Factsheet

Das Event-Factsheet bildet das Herzstück Ihrer Briefing-Unterlagen. In diesem übersichtlichen Dokument sammeln Sie alle relevanten Informationen, die Ihr Personal für einen erfolgreichen Einsatz benötigt. Ein gut strukturiertes Factsheet verhindert Nachfragen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind.

Ihr Factsheet sollte folgende Kernelemente enthalten: genaue Termine und Uhrzeiten, detaillierte Informationen zur Location inklusive Anfahrtsbeschreibung und Parkmöglichkeiten, eine präzise Beschreibung der Zielgruppe, den gewünschten Dresscode sowie alle besonderen Anforderungen oder Besonderheiten des Events.

Vergessen Sie nicht, auch praktische Details wie Pausenzeiten, Verpflegungsregelungen und Ansprechpartner vor Ort aufzuführen. Je vollständiger Ihr Factsheet ist, desto professioneller können Ihre Mitarbeiter agieren. Verteilen Sie das Dokument rechtzeitig vor dem Event und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten es auch tatsächlich gelesen haben.

3. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten

Eine präzise Aufgabenteilung ist entscheidend für einen reibungslosen Eventablauf. Jeder Mitarbeiter muss genau wissen, welche Aufgaben in seinen Verantwortungsbereich fallen und welche nicht. Dies gilt besonders bei größeren Events, bei denen verschiedene Personaltypen wie Hostessen, Promoter und Servicekräfte zusammenarbeiten.

Legen Sie klare Hierarchien fest und bestimmen Sie eindeutige Ansprechpartner für verschiedene Situationen. Wer ist für die Koordination vor Ort zuständig? An wen wenden sich die Mitarbeiter bei Problemen? Welche Entscheidungen darf das Personal selbstständig treffen und wann muss Rücksprache gehalten werden?

Erstellen Sie für jede Personalgruppe spezifische Aufgabenbeschreibungen. Hostessen sollten beispielsweise wissen, ob sie nur begrüßen oder auch Informationen über Produkte weitergeben sollen. Promoter benötigen klare Vorgaben zu ihrem Aktionsradius und ihren Befugnissen. Diese Klarheit verhindert Überschneidungen und sorgt für ein harmonisches Miteinander im Team.

4. Vermitteln Sie Produktwissen und Firmenidentität

Ihr Eventpersonal repräsentiert Ihr Unternehmen und sollte daher umfassend über Ihre Produkte, Dienstleistungen und Unternehmenswerte informiert sein. Eine gründliche Produktschulung ist unerlässlich, damit Ihre Mitarbeiter kompetent und überzeugend auftreten können.

Bereiten Sie Ihr Personal auf die häufigsten Kundenfragen vor und geben Sie ihnen konkrete Antworten an die Hand. Welche Produktvorteile sollen hervorgehoben werden? Welche Informationen dürfen weitergegeben werden und welche sind vertraulich? Gibt es spezielle Angebote oder Aktionen, die beworben werden sollen?

Neben dem Produktwissen ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter die Unternehmensphilosophie und Markenwerte verstehen und verkörpern. Sie sollten wissen, wofür Ihr Unternehmen steht und diese Werte in ihrer Kommunikation mit den Kunden widerspiegeln. Eine authentische Repräsentation Ihrer Marke trägt maßgeblich zum Erfolg Ihres Events bei.

5. Trainieren Sie Kommunikationstechniken und Kundenumgang

Professionelle Kommunikation ist eine Kunst, die erlernt und geübt werden muss. Auch erfahrenes Eventpersonal profitiert von gezielten Trainings in Gesprächsführung und Kundenumgang. Investieren Sie Zeit in praktische Übungen, die Ihre Mitarbeiter auf verschiedene Gesprächssituationen vorbereiten.

Üben Sie mit Ihrem Team aktives Zuhören und professionelle Gesprächsführung. Wie beginnt man ein Gespräch mit potenziellen Kunden? Wie erkennt man Kaufsignale? Wie geht man mit Einwänden um? Rollenspiele helfen dabei, diese Fähigkeiten zu entwickeln und Sicherheit im Kundenkontakt zu gewinnen.

Besonders wichtig ist die Vorbereitung auf schwierige Situationen und Beschwerden. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wie sie deeskalierend wirken können und wann sie Unterstützung anfordern sollten. Ein ruhiges, professionelles Auftreten auch in kritischen Momenten unterscheidet gutes von herausragendem Eventpersonal.

6. Wie bereiten Sie Personal auf unvorhergesehene Situationen vor?

Auch bei der besten Planung können unvorhergesehene Situationen auftreten. Technische Probleme, Wetterumschwünge oder unerwartete Besucherzahlen können schnell für Chaos sorgen, wenn das Personal nicht entsprechend vorbereitet ist. Entwickeln Sie daher Notfallpläne für die wahrscheinlichsten Szenarien.

Erstellen Sie klare Handlungsanweisungen für kritische Momente und kommunizieren Sie diese ausführlich mit Ihrem Team. Was passiert bei einem Stromausfall? Wie reagiert das Personal bei aggressiven Besuchern? Wer ist bei medizinischen Notfällen zu kontaktieren? Je besser Ihre Mitarbeiter auf solche Situationen vorbereitet sind, desto ruhiger und professioneller können sie reagieren.

Definieren Sie eindeutige Eskalationswege und Entscheidungsbefugnisse. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, welche Entscheidungen sie selbstständig treffen dürfen und wann sie Rücksprache halten müssen. Dies verhindert sowohl Überforderung als auch eigenmächtige Entscheidungen, die dem Event schaden könnten.

7. Organisieren Sie praktische Probeläufe und Rollensimulationen

Theorie ist wichtig, aber erst in der praktischen Anwendung zeigt sich, ob Ihr Personal wirklich vorbereitet ist. Organisieren Sie realistische Probeläufe, die verschiedene Eventszenarien simulieren. Diese Übungen decken Schwachstellen auf und geben Ihnen die Möglichkeit, Abläufe zu optimieren.

Führen Sie Rollensimulationen durch, die typische Kundengespräche und Situationen nachstellen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter verschiedene Rollen übernehmen und beobachten Sie, wie sie mit unterschiedlichen Herausforderungen umgehen. Diese praktischen Übungen schaffen Sicherheit und Routine für den Ernstfall.

Nutzen Sie die Probeläufe für ausführliche Feedbackrunden. Besprechen Sie, was gut funktioniert hat und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Geben Sie konstruktives Feedback und ermutigen Sie auch Ihr Personal, eigene Beobachtungen und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Diese gemeinsame Reflexion stärkt das Team und optimiert die Abläufe.

8. Etablieren Sie effektive Kommunikationskanäle

Eine reibungslose Kommunikation zwischen Teamleitung, Personal und Auftraggeber ist entscheidend für den Eventerfolg. Etablieren Sie klare Kommunikationswege und nutzen Sie moderne Tools für eine schnelle und effiziente Informationsweitergabe während des Events.

WhatsApp-Gruppen, Walkie-Talkies oder spezielle Event-Apps ermöglichen eine direkte Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Definieren Sie jedoch klare Regeln für die Nutzung dieser Kanäle. Welche Informationen werden über welchen Kanal kommuniziert? Wer hat Zugriff auf welche Gruppen? Wie werden wichtige Updates verbreitet?

Bestimmen Sie feste Ansprechpartner für verschiedene Bereiche und kommunizieren Sie diese Struktur klar an alle Beteiligten. Ihr Personal sollte immer wissen, an wen es sich bei Fragen oder Problemen wenden kann. Eine funktionierende Kommunikation verhindert Missverständnisse und ermöglicht schnelle Lösungen bei auftretenden Problemen.

9. Planen Sie Motivation und Teambuilding-Maßnahmen

Motiviertes Personal arbeitet nicht nur besser, sondern strahlt auch positive Energie aus, die sich auf die Eventbesucher überträgt. Entwickeln Sie Strategien zur Steigerung der Mitarbeitermotivation und des Teamzusammenhalts. Ein harmonisches Team arbeitet effizienter und geht besser mit Herausforderungen um.

Schaffen Sie eine positive Arbeitsatmosphäre durch Anerkennung und Wertschätzung. Loben Sie gute Leistungen öffentlich und zeigen Sie Ihrem Personal, dass ihre Arbeit geschätzt wird. Kleine Gesten wie ein gemeinsames Frühstück vor dem Event oder ein Dankeschön am Ende können Wunder bewirken.

Überlegen Sie sich Incentives oder kleine Belohnungen für besonders engagierte Mitarbeiter. Dies können Bonuszahlungen, Gutscheine oder auch die Aussicht auf zukünftige Einsätze bei attraktiven Events sein. Motivierte Mitarbeiter sind loyaler und bringen sich aktiver in den Eventerfolg ein.

10. Dokumentieren Sie Briefing-Inhalte systematisch

Eine systematische Dokumentation aller Briefing-Inhalte ist unerlässlich für die Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung Ihrer Events. Erstellen Sie nachvollziehbare Protokolle und Checklisten, die sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen korrekt verstanden und umgesetzt werden.

Entwickeln Sie standardisierte Checklisten für verschiedene Eventtypen und Personalgruppen. Diese Listen helfen dabei, nichts Wichtiges zu vergessen und schaffen eine einheitliche Qualität bei der Personalvorbereitung. Dokumentieren Sie auch individuelle Besonderheiten und Anpassungen für spezielle Events.

Lassen Sie sich von Ihrem Personal bestätigen, dass es alle Briefing-Inhalte verstanden hat. Dies kann durch Unterschriften, kurze Tests oder mündliche Rückfragen geschehen. Eine lückenlose Dokumentation schützt Sie rechtlich und hilft bei der Nachbereitung und Optimierung zukünftiger Events.

Erfolgreiches Eventpersonal durch strategisches Briefing

Ein professionelles Briefing ist weit mehr als nur eine Informationsveranstaltung vor dem Event. Es ist die Grundlage für den Erfolg Ihres gesamten Projekts und eine Investition in die Qualität und Professionalität Ihrer Veranstaltung. Die zehn vorgestellten Strategien bilden ein umfassendes System, das Ihr Eventpersonal optimal auf alle Herausforderungen vorbereitet.

Wir bei TRUST Promotion haben in über 20 Jahren Erfahrung gelernt, dass gut vorbereitetes Personal den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem außergewöhnlichen Event ausmacht. Unsere Hosts und Hostessen, Promoter und Servicekräfte profitieren von strukturierten Briefing-Prozessen, die kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert werden.

Die langfristigen Vorteile einer professionellen Personalvorbereitung sind vielfältig: höhere Kundenzufriedenheit, bessere Projektergebnisse, motiviertere Mitarbeiter und ein stärkeres Markenimage. Beginnen Sie noch heute damit, Ihre Briefing-Prozesse zu optimieren. Welcher der zehn Wege wird Ihr nächstes Event zum Erfolg führen?