Eventkonzept

Was ist ein Eventkonzept?

Ein Eventkonzept ist mit einem optimalen Bauplan für eine Veranstaltung zu vergleichen. Das Konzept ist eine Art Skizze und Entwurf dafür, wie eine Veranstaltung ablaufen soll.

Was beinhaltet ein Eventkonzept?

In einem Eventkonzept werden alle wichtigen Daten und Infos zu einem Projekt zusammengefasst. Es ist eine umfassende Zusammenstellung, in der folgende Dinge zur Umsetzung eines Events dargestellt werden:

  • Ziele
  • Maßnahmen
  • Teilnehmer
  • Dauer
  • Kostenfaktor
  • Rahmenbedingungen
  • Location finden

Sozusagen ist das Eventkonzept eine Sammlung an Maßnahmen, die durchgeführt werden sollen, um die festgelegten Ziele zu erreichen.

Welches Ziel wird mit dem Eventkonzept verfolgt?

Es ist immer das Ziel eines jeden Events, zu etwas ganz Besonderem zu werden. Damit ein positiver Erinnerungswert entsteht und das Event bei den Besuchern lange im Kopf ist, ist ein ausgeklügeltes Konzept unausweichlich.

Durch die Erstellung eines Konzeptes werden die Ideen in die Tat umgesetzt. Es wird ersichtlich, welcher Arbeitsschritt zu welchem Zeitpunkt notwendig ist. Chaos wird somit vermieden, wenn anfangs schon festgelegt wird, wie was abläuft.

Für wen ist ein Konzept ratsam?

Eine Pflicht zur Konzepterstellung gibt es nicht. Allerdings ist es sinnvoll, einen Plan zu erstellen, damit das Event reibungslos und zur Zufriedenheit abläuft. Je nach Unternehmensgröße gibt es möglicherweise eine betriebsinterne Eventabteilung mit Eventmanager. Oft wird die Eventplanung jedoch an eine Event-, Promotion- und Personalagentur abgegeben, die über das entsprechende Know-how und gutes Personal verfügt. Meistens ist es so, dass Unternehmen für eine Veranstaltung nicht extra Personal wie Hostessen und Promoterinnen einstellen möchten. Mit der Personalagentur ist das Problem gelöst. Messe- und Eventpersonal ist bei einer solchen Personalagentur in einem rechtssicheren Arbeitsverhältnis beschäftigt und wird für den Zeitraum der Veranstaltung zur Verfügung gestellt.

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